Web sitesi yaptırırken sözleşmeye yazdırmanız gereken 12 madde

Web sitesi işleri çoğu zaman bir telefon görüşmesi, birkaç WhatsApp mesajı ve bir fiyatla başlar. Sorunlar da genellikle aynı yerden çıkar: “Bunun fiyata dahil olduğunu düşünmüştüm”, “Alan adı ajansın üzerine kayıtlıymış”, “Firmayla yollarımızı ayırdık, sitenin yönetim paneline giremiyoruz.”

Bu rehberde, küçük ve orta ölçekli bir işletmenin web sitesi yaptırırken sözleşmede ya da yazılı teklifte mutlaka görmesi gereken 12 maddeyi sırayla anlatıyoruz. Her madde için neyin yazılması gerektiğini, neye dikkat etmeniz gerektiğini ve hangi cevabın sizi uyarması gerektiğini kısaca belirttik.

Neden her şey yazılı olmalı?

Web sitesi soyut bir iştir. “Kurumsal site” ifadesi size on sayfalık, çok dilli, teklif formlu bir siteyi; karşı tarafa ise beş sayfalık hazır bir temayı düşündürebilir. Yazılı olmayan her konu, ileride iki tarafın da iyi niyetle farklı hatırladığı bir tartışmaya dönüşür.

İşin bir de yasal tarafı var. Bilgisayar programları, tasarımlar ve metinler Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında eser sayılabilir. Kanunun 52. maddesi açıktır: “Mali haklara dair sözleşme ve tasarrufların yazılı olması ve konuları olan hakların ayrı ayrı gösterilmesi şarttır.” Yani sitenin tasarımını değiştirme, kopyalama ya da başka bir firmaya geliştirtme hakkınız olacaksa, bu hakların yazılı ve tek tek belirtilmiş olması gerekir. Sözlü “site tamamen sizin” sözü bu konuda yeterli değildir.

Sözleşme uzun olmak zorunda değildir. Ayrıntılı bir yazılı teklif ve ekleri de işi görebilir; önemli olan aşağıdaki maddelerin karşılıklı kabul edilmiş bir metinde yer almasıdır. Hak devri gibi şekil şartı olan konularda en güvenli yol, iki tarafın da imzaladığı bir metindir.

İşin tanımı: kapsam, takvim ve revizyon

1. Kapsam: sayfa listesi ve özellikler

Sözleşmenin en önemli eki, yapılacak işin listesidir. En az şunlar yazmalı:

• Sayfa listesi: Anasayfa, Hakkımızda, her hizmet için ayrı sayfa mı yoksa tek sayfa mı, İletişim, KVKK aydınlatma metni, çerez politikası. “5–10 sayfa” gibi aralıklar yerine sayfaların adları.
• Dil sayısı: Türkçe dışında hangi diller olacak, çeviriyi kim yapacak.
• Özellikler: teklif/iletişim formu, WhatsApp ve arama butonu, harita, randevu, blog, ürün kataloğu, ödeme alma, kargo ve pazaryeri entegrasyonları.
• Tasarım yaklaşımı: hazır tema üzerinde düzenleme mi, size özel tasarım mı? Mobil görünüm kapsamın parçası mı?
• Yönetim paneli: Teslimden sonra hangi alanları kendiniz değiştirebileceksiniz (metin, fotoğraf, fiyat, blog yazısı)?
• Arama motoru ayarları: “SEO dahil” yerine somut işler: sayfa başlıkları ve açıklamaları, site haritası, Google Search Console kurulumu, hız ayarları.

Uyarı işareti: Kapsamın tek satır olması (“Kurumsal web sitesi paketi”). Böyle bir teklifte neyin dahil olmadığını ancak iş bittikten sonra öğrenirsiniz.

2. Teslim tarihi ve takvim

“En kısa sürede” bir tarih değildir. Sözleşmede ya kesin bir teslim tarihi ya da “içeriklerin tesliminden itibaren şu kadar iş günü” gibi ölçülebilir bir süre olmalı. Takvimi aşamalara bölmek iki tarafı da korur: tasarım taslağı, tasarım onayı, geliştirme, test ve yayın.

Takvimin sizin elinizdeki kısmını da yazdırın: metinleri, logoyu ve fotoğrafları ne zamana kadar vereceksiniz? İçerik gecikirse teslim tarihi aynı oranda kayar; bunun yazılı olması, “siz geciktirdiniz / siz geciktirdiniz” tartışmasını önler. Karşı taraf gecikirse ne olacağı da yazılmalı: ödeme planının ertelenmesi, belirli bir süreden sonra fesih hakkı gibi.

3. Revizyon hakkı ve onay süreci

Kaç tur revizyon hakkınız olduğu ve “revizyonun” ne anlama geldiği yazılmalı. Renk, yazı, fotoğraf ve yerleşim değişiklikleri revizyondur; tasarım onaylandıktan sonra yeni bir sayfa ya da yeni bir özellik istemek genellikle ek iştir. Onayın nasıl verileceği de önemlidir: önizleme bağlantısı üzerinden yazılı onay (e-posta ya da mesaj), hangi aşamada ne onayladığınızı sonradan gösterebilmenizi sağlar.

Fiyat, ödeme ve ek işler

4. Toplam fiyat, ödeme planı ve vergiler

Toplam fiyatın yanında şu soruların cevabı yazılı olmalı: Fiyata KDV dahil mi, hariç mi? Ödemeler hangi aşamada yapılacak? Ödemeleriniz karşılığında hangi belgeyi alacaksınız?

İşin tamamının baştan ödenmesi sizi zayıf bırakır. Yaygın ve makul olan, işin bir kısmının başlangıçta, kalanının yayına alırken ödendiği aşamalı bir plandır. Hangi oranla ödeneceği pazarlık konusudur; önemli olan her ödemenin bir teslimata bağlanmasıdır.

Fiyata dahil olmayan ama sitenin çalışması için gereken giderleri de ayrı bir listede isteyin: alan adı ve hosting yıllık ücretleri, ücretli tema ve eklenti lisansları, SMS veya e-posta gönderim servisleri, sanal POS ve kargo firmalarının komisyonları. Bunların kim adına alınacağı ve her yıl ne kadar tutacağı teklif aşamasında bilinmelidir; ilk yılın “hediye” olması, ikinci yılın ücretini değiştirmez.

5. Kapsam dışı işler ve ek iş ücreti

Her projede yeni istekler çıkar. Bu normaldir; sorun, fiyatın sonradan sürpriz olarak ortaya çıkmasıdır. Sözleşmede ek işlerin nasıl fiyatlanacağı (iş başına teklif mi, saat ücreti mi) ve yazılı onayınız alınmadan ek iş yapılmayacağı ve ücretlendirilmeyeceği yazmalı.

Sahiplik: alan adı, erişimler, kod ve lisanslar

6. Alan adı sizin adınıza kayıtlı olmalı

Alan adının kayıt sahibi (registrant) sizin şirketiniz ya da siz olmalısınız. Web ajansı teknik işlemleri yapmak için yetkili kişi olarak eklenebilir, ama sahip olmamalıdır. “.com.tr” gibi .tr uzantılı alan adları TRABİS üzerinden yetkili kayıt kuruluşları aracılığıyla alınır; hangi uzantı olursa olsun kayıt bilgilerinde sizin adınızın göründüğünü kendiniz kontrol edin.

Sözleşmeye şu cümlenin karşılığı girmeli: “Alan adı müşteri adına kaydedilir; alan adı yönetim paneli erişimi ve transfer kodu talep edildiğinde müşteriye verilir.”

7. Hosting ve bütün erişimlerin teslimi

Siteniz firmanın kendi sunucusunda duracaksa sorun değil, ama ayrılırken sitenin nasıl taşınacağı yazılı olmalı. Teslimde size verilecek erişimlerin listesini de sözleşmeye ekletin:

• Sitenin yönetim paneli (tam yetkili yönetici hesabı)
• Hosting kontrol paneli, veritabanı ve dosya erişimi (ya da istendiğinde tam yedek)
• Alan adı ve DNS yönetimi
• Kurumsal e-posta hesapları
• Google Search Console, Google Analytics ve varsa Google İşletme Profili

Son maddede ayrıntı önemlidir: Search Console ve Analytics mülklerinin sahibi siz olmalısınız; firma sizin hesabınıza kullanıcı olarak eklenmelidir. Tersi durumda, yıllarca biriken ziyaretçi verisi firmayla birlikte gider.

8. Kaynak kod, tasarım ve fikri haklar

Yukarıda andığımız 52. madde nedeniyle, hangi hakların size devredildiği tek tek yazılmalıdır. Kanunda sayılan mali haklar; işleme (değiştirme, uyarlama), çoğaltma, yayma, temsil ve umuma iletim haklarıdır (md. 21–25). Uygulamada iki model vardır:

• Devir: Size özel yapılan tasarım ve kodun mali hakları size geçer. Siteyi dilediğiniz firmaya değiştirtebilirsiniz.
• Lisans: Firma kendi geliştirdiği bir altyapıyı birçok müşterisinde kullanıyorsa altyapının tamamını devretmesi beklenmez. Bu durumda size süresiz, devredilebilir ve sitenin başka bir firma tarafından sürdürülmesine izin veren bir kullanım lisansı verilmesini isteyin.

Hangi model olursa olsun, sözleşme bittiğinde sitenin dosyalarının ve veritabanının size verileceği ve sitenin başka bir sunucuda çalışmaya devam edebileceği yazılmalıdır. Açık kaynak bir sistem (örneğin WordPress) kullanılıyorsa o sistemin kendi lisansı geçerlidir; firmanın yazdığı eklenti ve tema dosyaları için ayrıca hak belirtilmelidir.

9. Lisanslı içerikler: tema, eklenti, yazı tipi ve fotoğraf

Ücretli temalar, eklentiler, yazı tipleri ve stok fotoğraflar lisansla kullanılır. Sözleşmede bu lisansların kimin adına alındığı ve yenileme ücretlerini kimin ödeyeceği yazmalı. Lisans firmanın hesabındaysa, ayrıldığınızda güncelleme alamayabilir ya da lisansı yeniden satın almak zorunda kalabilirsiniz.

İnternetten bulunan bir fotoğrafın izinsiz kullanılması telif sorununa yol açabilir. Hangi görsellerin nereden geldiğini (sizin fotoğraflarınız, lisanslı stok, üretilen görseller) ve bu konudaki sorumluluğu yazdırın. Aynı kural size de işler: firmaya verdiğiniz metin ve fotoğrafların kullanım hakkının sizde olduğunu siz taahhüt edersiniz.

Kişisel veriler ve güvenlik

10. KVKK, çerezler, yedekleme ve güvenlik

Sitenizde bir iletişim formu bile varsa kişisel veri toplarsınız. Bu verilerin veri sorumlusu sizsiniz; siteyi yöneten firma ya da hosting sağlayıcısı çoğu durumda sizin adınıza veri işleyen konumundadır. 6698 sayılı Kanunun 12. maddesine göre veri sorumlusu, verileri kendi adına işleyen kişilerle birlikte güvenlik tedbirlerinden müştereken sorumludur. Bu yüzden sözleşmede şunlar yer almalı:

• Firmanın form verilerine ve yönetim paneline hangi amaçla, kimlerin erişeceği; gizlilik yükümlülüğü.
• Hangi güvenlik önlemlerinin alınacağı (güncel yazılım, SSL, güçlü parola, yetki sınırları) ve bir veri ihlali fark edildiğinde size ne kadar sürede haber verileceği.
• Sözleşme bittiğinde firmanın elindeki verilerin iade edilip silineceği.
• Sunucu ya da form servisi yurt dışındaysa bunun size bildirilmesi. Yurt dışına aktarım, Kanunun 9. maddesindeki kurallara tabidir; örneğin Kurulun ilan ettiği standart sözleşme kullanılıyorsa imzadan itibaren beş iş günü içinde Kuruma bildirilmesi gerekir.

Aydınlatma metni ve çerez tercih penceresinin kim tarafından hazırlanacağı da yazılmalı. Metnin içeriği hukuki bir metindir ve sizin işinize göre yazılmalıdır; firmanın işi genellikle teknik uygulamadır. KVKK’nın Çerez Uygulamaları Hakkında Rehberi, reklam ve pazarlama çerezleri için açık rıza gerektiğini belirtir; zorunlu çerezler ve yalnızca siteyi yönetmek için anonim istatistik üreten birinci taraf ölçüm çerezleri ise belirli koşullarla rıza istisnası kapsamında değerlendirilir. Hangi çerezin hangi grupta olduğunu firmanın size yazılı olarak listelemesini isteyin.

Yedekleme de bu maddenin parçasıdır: ne sıklıkla yedek alınacağı, yedeklerin nerede ve ne kadar süre saklanacağı, bir sorun olduğunda geri yüklemenin ne kadar süreceği.

Teslimden sonra: destek, bakım ve ayrılık

11. Destek süresi ve bakım

Teslimden sonra ortaya çıkan hataların ne kadar süre ücretsiz düzeltileceği yazılmalı. Burada iki kavramı ayırın: hata (formun e-posta göndermemesi, mobilde bozuk görünen bir sayfa) ücretsiz destek kapsamındadır; yeni istek (yeni sayfa, yeni özellik) ek iştir.

Bakım ayrı bir hizmettir ve ayrı yazılmalıdır: yazılım ve eklenti güncellemeleri, yedekleme, güvenlik takibi, küçük içerik değişiklikleri. Bakım ücretli ise aylık ya da yıllık bedeli, neyi kapsadığı, taleplere ne kadar sürede dönüleceği ve nasıl iptal edileceği belli olmalı. Bakım almamayı seçerseniz sitenin güncellemelerinden kimin sorumlu olduğu da netleşmiş olur.

12. Ayrılık: fesih, devir ve uyuşmazlık

İyi başlayan işler de bazen bitmeden ayrılıkla sonuçlanır. Sözleşme bu durumu önceden çözmeli:

• Hangi durumlarda iki tarafın da sözleşmeyi feshedebileceği (ör. uzun süreli gecikme, ödeme yapılmaması).
• Fesih hâlinde o ana kadar yapılan işin nasıl ücretlendirileceği.
• Ayrılırken teslim edilecekler ve süresi: güncel dosyalar, veritabanı yedeği, bütün erişimler, lisans bilgileri.
• Uyuşmazlıkta yetkili mahkeme. Ticari işlerde bazı para alacağı davalarında dava açmadan önce arabulucuya başvurmak Türk Ticaret Kanununun 5/A maddesi uyarınca zaten dava şartıdır; bu konuyu avukatınızla birlikte yazın.

İyi bir ayrılık maddesi, ayrılmayı kolaylaştırdığı için değil, iki tarafa da güven verdiği için değerlidir. Kendi işine güvenen bir firma, “istediğiniz zaman bütün dosyalarınızı alıp gidebilirsiniz” cümlesini sözleşmeye yazmaktan çekinmez.

İmzadan önce 12 maddelik kontrol listesi

Sözleşmeyi ya da yazılı teklifi imzalamadan önce aşağıdaki soruların her birinin cevabını metinde gösterebiliyor olmalısınız:

• Sayfa listesi, diller ve özellikler tek tek yazılı mı?
• Teslim tarihi ölçülebilir mi; sizin içerik teslim tarihiniz de yazılı mı?
• Kaç tur revizyon hakkınız olduğu ve onayın nasıl verileceği belli mi?
• Toplam fiyat, KDV durumu ve aşamalı ödeme planı yazılı mı?
• Ek işlerin yazılı onayınız olmadan yapılmayacağı yazıyor mu?
• Alan adı sizin adınıza mı kaydedilecek?
• Teslimde verilecek erişimlerin listesi var mı; Search Console ve Analytics sahibi siz misiniz?
• Kod ve tasarım üzerindeki haklar (devir ya da lisans) tek tek yazılı mı?
• Ücretli tema, eklenti ve fotoğraf lisansları kimin adına?
• Kişisel veriler, güvenlik, ihlal bildirimi ve yedekleme maddesi var mı?
• Ücretsiz destek süresi ve bakımın kapsamı ayrı ayrı yazılı mı?
• Ayrılırken nelerin ne kadar sürede teslim edileceği belli mi?

Tekliflerin bu sorulara verdiği cevapları yan yana koymak, fiyat karşılaştırmasından daha çok şey söyler. Bunun için web sitesi tekliflerini karşılaştırmak için 10 soru rehberimize de bakabilirsiniz.